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社会救助家庭经济状况核对档案管理办法(试行)(征求意见稿)
时间:2017-07-17 16:22:00
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为规范全省社会救助家庭经济状况核对档案管理工作,完整收集、保存核对档案,充分发挥核对档案在社会救助家庭经济状况核对工作中的重要作用,根据《中华人民共和国档案法》《吉林省档案条例》《吉林省社会救助家庭经济状况核对工作管理办法(暂行)》等有关规定,省民政厅起草了《社会救助家庭经济状况核对档案管理办法(试行)(征求意见稿)》,现公开征求意见。

意见反馈截止时间为2017725日,公众可通过来信以及电子邮件、网上留言等形式提出意见。

电子邮件: 17188289@qq.com

通信地址:吉林省普阳街1616号,吉林省社会救助事业局,邮编:130062

附件:《社会救助家庭经济状况核对档案管理办法(试行)(征求意见稿)》

吉林省民政厅

2017717

附件

社会救助家庭经济状况核对档案管理办法(试行)

(征求意见稿)

第一章  总则

第一条  为规范全省社会救助家庭经济状况核对档案(以下简称核对档案)管理,根据《中华人民共和国档案法》《吉林省档案条例》《吉林省社会救助家庭经济状况核对工作管理办法(暂行)》有关规定,制定本办法(试行)。

第二条  本办法所称核对档案是指:在社会救助家庭经济状况核对实施过程中形成的,对核对机构、委托部门、信息共享单位和核对对象有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

第三条  各级核对机构的档案管理工作接受上级核对机构以及同级档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。

第四条  各级核对机构应建立并完善核对档案管理制度,对核对档案实行集中统一管理,确保核对档案完整、准确、系统、安全和有效利用,并逐步实现核对档案工作信息化和规范化。

第五条  档案载体形式包括纸质核对档案和电子核对档案两种。其中:省本级核对机构建立本级核对工作纸质档案及全省核对工作电子档案;省级以下核对机构建立本辖区核对工作纸质档案。

第二章  归档范围及保管期限

第六条  社会救助家庭经济状况核对工作纸质文件归档范围为:

(一)委托信息材料:

1.核对委托书;

2.核对名单;

3.中止、继续、延期、终止等核对通知书。

(二)家庭信息材料:

1.核对授权书;

2.核对报告;

3.核对对象家庭身份信息证明材料。

(三)数据交换信息材料:

与信息共享单位进行数据交换过程中涉及的相关材料。

(四)其他材料。

第七条  社会救助家庭经济状况核对工作电子文件归档范围为:

(一)归档纸质文件形成的数字副本。

(二)核对信息系统生成的电子文档,包括核对信息系统运行中生成的文本文件、批次数据文件、图形文件、程序文件等电子文档。

(三)信息共享单位提供的数据交换信息。

第八条  社会救助家庭经济状况核对工作纸质档案和社会救助家庭经济状况核对工作电子档案其储存载体保管期限均为 10 年;特殊情况可适当延长保管期限。

第三章  纸质文件的归档要求及整理方法

第九条  属于归档范围的核对文件材料应当在核对业务办结后30个工作日内归档。

归档文件以月度为单位进行分类组卷。

第十条  归档文件应当真实完整、图文清晰。已经破损的纸质文件应当在修复后归档。

第十一条  卷内材料应采用70A4型纸张,归档材料一律使用蓝黑墨水、碳素墨水书写或使用黑色激光打印,不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔或复写纸书写,同一材料的内容书写用色应一致,不得混用。

第十二条  每卷档案首页要有卷内目录,末页要有备考表。首页卷内目录右上端的空白处应加盖归档章。整理归档时,应如实填写各项内容。

第十三条  卷内文件材料以“件”为单位进行流水排列,并依次确定档号。2人及以上家庭信息材料,以人为单位进行整理。按主申请人、配偶、子女、父母或岳父母顺序依次排列。单人家庭信息按核对授权书、核对报告和核对对象家庭身份信息证明材料顺序排列。

第十四条  归档文件应按件装订。装订时,正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后。

第十五条  纸质档案档号由全宗号-年度-月度-地区行政编号-核对项目-业务性质-材料类别-材料子类-件号构成,具体规则为:

(一)核对项目号:最低生活保障为“01”,特困人员供养为“02”,受灾人员救助为“03”,医疗救助为“04”,教育救助为“05”,住房救助为“06”,就业救助为“07”,临时救助为“08”。

(二)业务性质号:全量为“Q”,新增为“X”。

(三)材料类别及子类别号:

材料类别

编码

材料子类

编码

委托信息

A

核对委托书

A1

核对名单

A2

中止、继续、延期、终止等

核对通知书

A3

家庭信息

B

核对家庭“主申请人”

身份证号后6

数据交换信息

C

信息共享单位

档案管理

单位编码

其他信息

D

……

D1……

(四)件号:从1开始编流水号,一件一号,采用2位阿拉伯数字表示,不足2位的前面填充“0”。

第四章  电子文件的归档要求及整理方法

第十六条  属于归档范围的电子核对文件应当在核对业务办结后30个工作日内归档。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第十七条  电子核对档案应以光盘为载体进行离线储存并归档保存。光盘使用不可擦写型光盘,不应压缩和加密,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。

第十八条  系统运行中生成的电子核对档案以PDF格式保存;文字型电子核对档案以XMLRTFTXT通用格式保存,扫描型电子核对档案以JPEG TIFF通用格式保存,视频和多媒体电子核对档案以MPEGAVI通用格式保存,音频电子核对档案以WAVMP3通用格式保存。

第十九条  电子核对档案以年度、月度和核对批次编号为单位设立文件夹。归档文件夹以其对应的年度、月度、核对批次编号命名。储存光盘以核对年度为单位进行分类保存。

第二十条  凡储存有归档电子核对档案的光盘,均应在光盘内创建格式为txt的说明文件,用于记录其内部电子文件收集、储存、移交等情况。

第二十一条  光盘应依次编号,具体规则为:“光盘代码核对年度-月度”,光盘代码为“G”;核对年度为4位阿拉伯数字;月度为2位阿拉伯数字,不足2位时,用0补齐。

第二十二条  存有档案信息的计算机必须单独使用,不得与互联网或其他网络连接。

第五章  档案的管理和利用

第二十三条  各级核对机构要配备专人负责本地核对档案的全面管理工作。核对机构应设立核对档案室,配备防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁等措施,确保档案的完整与安全。

第二十四条  档案管理人员应严格遵守相关规定,不得泄露档案内容,不得丢失、抽取、 篡改、销毁档案,对档案保管情况应开展定期检查,形成安全检查记录;发现问题时,应及时修补、复制或进行其他技术处理。

第二十五条  各级核对机构要建立档案统计制度,对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况,进行及时、准确的统计。

第二十六条  各级核对机构要建立健全档案利用制度,明确办理程序。管理人员应认真检查档案归还情况,如发现有短缺、涂改、污损情况,要及时报告并追查。

第二十七条  各级核对机构要成立档案鉴定工作小组,建立健全档案鉴定销毁制度,对已到期档案进行价值鉴定。对有继续保存价值的,可以延长保管期限;对失去保存价值的,提出销毁意见,建立销毁清册,销毁清册永久保存。

第二十八条  档案管理人员因工作调动或其他原因不再从事此项工作的,应当做好档案移交工作,办理交接手续。

第二十九条  涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容档案的保管和利用,应当按照国家有关法律法规规定办理。

第六章  档案的信息化建设

第三十条  各级核对机构应加强档案信息化工作,配备能够满足核对档案管理和利用所需要的档案管理信息系统。

第三十一条  档案管理信息系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能,并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。

第三十二条  档案管理信息系统采取身份认证、权限控制、防火墙等技术措施,确保核对档案安全保密。

第三十三条  档案管理信息系统应与吉林省社会救助家庭经济状况核对系统互联互通,资源共享。

第七章  附则

第三十四条  本办法由吉林省民政厅负责解释。

第三十五条  本办法自()月()日起实施。

 

 

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