吉林省民政厅

吉林省民政厅

当前位置 : 首页 > 民政业务 > 社会救助 > 法规文件
吉林省民政厅 吉林省档案局关于印发《吉林省社会救助家庭经济状况核对档案管理办法(试行)》的通知 吉民发〔2017〕71号
时间:2017-11-23 11:21:00
来源:
字体显示:
分享到:
                   

吉林省民政厅  吉林省档案局

关于印发《吉林省社会救助家庭经济

状况核对档案管理办法(试行)》的通知

各市(州)民政局、档案局,长白山管委会办公室、社会管理办公室,各县(市、区)民政局、档案局:

现将省民政厅、省档案局联合制定的《吉林省社会救助家庭经济状况核对档案管理办法(试行)》印发给你们,请遵照执行。





       吉林省民政厅       吉林省档案局

2017年10月30日


 
                                  吉林省社会救助家庭经济状况核对档案管理办法(试行)

第一章 总则

第一条  为加强和规范全省社会救助家庭经济状况核对档案管理工作,依据《中华人民共和国档案法》《吉林省档案条例》《吉林省社会救助家庭经济状况核对工作管理办法(暂行)》等有关法律法规和规范性文件,制定本办法。

第二条  本办法所称社会救助家庭经济状况核对档案(以下简称:核对档案)是指:各级社会救助家庭经济状况核对机构(以下简称:核对机构)在开展社会救助家庭经济状况核对工作过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条  各级核对机构的核对档案管理工作接受上级行业行政主管部门和同级档案行政管理部门的监督指导。

第四条  各级核对机构应配备专兼职档案员,对核对档案实行集中统一管理,建立并完善核对档案管理制度,确保核对档案完整、准确、系统、安全和有效利用,并逐步实现核对档案工作规范化和信息化。

第二章 归档范围

第五条  社会救助家庭经济状况核对工作中形成的纸质文件材料归档范围为

(一)核对委托信息材料。

1.批次核对委托书;

2.批次核对名单;

3.中止、继续、延期、终止等核对通知书。

(二)核对对象信息材料。

1.家庭核对授权书;

2.家庭核对报告;

3.主申请人及家庭成员身份证复印件。

(三)数据交换信息材料。

与信息共享单位进行数据交换过程中涉及的相关材料。

(四)其他材料。

第六条  社会救助家庭经济状况核对工作中形成的电子文件归档范围为:

(一)归档纸质文件的数字副本。

(二)核对系统生成的电子文档,包括核对系统运行中生成的文本文件、批次数据文件、图形文件、程序文件等。

(三)信息共享单位反馈的数据交换信息。

第三章 纸质文件归档要求及整理方法

第七条  属于归档范围的纸质核对文件材料应当在核对业务办结后30个工作日内归档。

归档文件按月度进行整理,同一月度形成的归档文件材料按核对项目进行分类装入一盒或多盒,不同月度、不同核对项目的档案材料不得装入一盒。

第八条  归档文件应真实完整、图文清晰。已经破损的纸质文件应在修复后归档。

第九条  归档文件材料应采用A4型纸张,一律使用蓝黑墨水、碳素墨水书写或使用黑色激光打印,不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔或复写纸书写,同一材料的内容书写用色应一致,不得混用。

第十条  纸质归档文件以“核对对象家庭”为单位确定“件”。以“件”为单位进行整理装订,并编制档号。件内包括家庭核对授权书、家庭核对报告和主申请人及家庭成员身份证复印件,并以此顺序进行排列;主申请人及家庭成员身份证复印件按主申请人、配偶、子女、父母或岳父母顺序排列。

单批次的核对委托书、核对对象名单、核对通知书、数据交换材料及其他材料,作为归档说明文件,应置于档案盒首位并以此顺序进行排列。

第十一条  纸质档案档号由年度-月度-地区行政编号-核对项目-业务性质-核对对象家庭-件号构成,具体规则为:

年度:核对委托受理年度。用4位数字标识,例如2017年度标识为“2017”;

月度:核对委托受理月度。用2位数字标识,不足2位时,用0补齐。例如1月标识为“01”;

地区行政编号:执行最新版《中华人民共和国行政区划编码》。用6位数字标识,例如吉林省长春市标识为“220100”;

核对项目:最低生活保障为“01”,特困人员供养为“02”,受灾人员救助为“03”,医疗救助为“04”,教育救助为“05”,住房救助为“06”,就业救助为“07”,临时救助为“08”;

业务性质:全量为“Q”,新增为“X”;

核对对象家庭:主申请人身份证号码后10位;

件号:从1开始编流水号,一件一号,采用6位数字标识,不足6位时,用0补齐。例如一件标识为“000001”。

例:2017年9月长春市最低生活保障新增低保对象核对身份证后10位5501253117家庭信息归档纸质文件档号为

2017-09-220100-01-X-5501253117-000004

第十二条  每盒档案要有备考表。每件档案首页右上端的空白处应加盖归档章。整理归档时,应准确填写归档章各项内容。

第四章 电子文件归档要求及整理方法

第十三条  属于归档范围的电子核对文件应当在核对业务办结后30个工作日内归档。

归档文件按月度进行整理,同一月度形成的归档电子文件存储到一张或多张光盘内,不同月度的归档电子文件不得存储于一张光盘内。

第十四条  电子核对档案应以光盘为载体进行离线储存和归档保存,应定期检查和翻录。光盘使用不可擦写型蓝光光盘,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。

第十五条  电子归档文件以单笔“核对批次”为单位确定“件”,以“件”为单位进行整理,并编制档号。电子档案档号由类别-年度-月度-件号构成,具体规则为:

类别号:统一使用“HD”标识;

年度:核对委托受理年度。用4位数字标识,例如2017年度标识为“2017”;

月度:核对委托受理月度。用2位数字标识,不足2位时,用0补齐。例如1月标识为“01”;

核对批次编号:以“核对批次编号”为标识。

例:2017年1月份 ***核对批次归档电子文件档号为

HD-2017-01-***(核对批次编号)。

第十六条  光盘内的归档电子核对档案以年度、月度和核对批次编号为单位设立文件夹,文件夹以其对应的年度、月度、核对批次编号命名。

光盘内应创建格式为txt的说明文件,用于记录其内部电子文件收集、储存、移交等情况。

第十七条  光盘以“月度”为单位进行分类保存。光盘编号由类别号-年度-月度-光盘代码-本月归档光盘数量-光盘序号构成,具体规则为:

类别号:统一使用“HD”标识;

年度:核对委托受理年度。用4位数字标识,例如2017年度标识为“2017”;

月度:核对委托受理月度。用2位数字标识,不足2位时,用0补齐。例如1月标识为“01”;

光盘代码:用大写字母“G”标识;

本月归档光盘数量:用2位数字标识,不足2位时,用0补齐。例如1张标识为“01”;

光盘序号:用2位数字标识,不足2位时,用0补齐。例如第1张标识为“01”。

例:HD-2017-01-G-01-01

第十八条  存有核对档案信息的计算机必须单独使用,不得与互联网或其他网络连接。

第五章 档案管理和利用

第十九条  省级核对机构应保存本级核对业务工作中形成的纸质档案和全省核对工作电子档案;省级以下核对机构应保存本级核对业务工作形成的纸质档案。

第二十条  纸质核对档案保管期限为10年;电子核对档案保管期限为30年;特殊情况可适当延长保管期限。

第二十一条  各级核对机构应设立核对档案库房,配备防火、防盗、防高温、防潮、防光、防尘、防鼠、防虫、防磁等措施,确保核对档案的完整与安全。

第二十二条  档案管理人员应严格遵守相关规定,不得泄露核对档案内容,不得丢失、抽取、篡改、销毁档案。对档案安全保管情况应开展定期检查,形成安全检查记录;发现问题时,应及时补救。

第二十三条  各级核对机构应建立档案统计制度,对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况,进行及时登记和准确统计。

第二十四条  各级核对机构应建立健全档案管理及利用制度,按照规定程序提供档案利用。档案借阅归还后,档案管理人员应进行认真检查,如发现有短缺、涂改、污损情况,要及时报告并追查。

第二十五条  各级核对机构应建立健全档案鉴定销毁制度,成立档案鉴定工作小组,对已到期档案进行价值鉴定。凡经鉴定有继续保存价值的档案,应延长保管期限;对失去保存价值的,应编制销毁清册,按规定程序销毁,销毁清册永久保存。

第二十六条  档案管理人员因工作调动或其他原因不再从事此项工作的,应做好档案移交工作,办理交接手续。

第二十七条  涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容档案的保管和利用,应按照国家有关法律法规规定办理。

第六章 档案信息化建设

第二十八条  省级核对机构应加强档案信息化工作,配备能够满足核对档案管理和利用所需要的档案管理信息系统。

第二十九条  档案管理信息系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能,并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。

第三十条  档案管理信息系统采取身份认证、权限控制、防火墙等技术措施,确保核对档案安全保密。

第三十一条  档案管理信息系统应与吉林省社会救助家庭经济状况核对系统互联互通,资源共享。

第七章 附则

第三十二条  本办法由吉林省民政厅负责解释。

第三十三条  本办法自印发之日起实施。

附件:1.社会救助家庭经济状况核对档案归档范围及保管  期限说明;

2.归档章式样;

3.核对档案文件目录式样;

4.核对档案文件目录封面式样;

5.档案盒式样及规格;

6.备考表式样。


档案管理办法-附件1(终稿)-20171030.xlsx
档案管理办法-附件2(终稿)-20171030.docx
    1.jpg 2.jpg 3.jpg 4.jpg 5.jpg